Reisekosten / Vorgaben

Steuersätze

Bei vielen Geschäftsfällen, z. B. Abrechnung der Reisekosten, muss die Mehrwertsteuer in Form der Vorsteuer berücksichtigt und gebucht werden. ShakeHands Reisekosten unterstützt Sie dabei, indem es eine Buchungsliste für den Import in eine Buchhaltungssoftware anlegt. Diese Buchungsliste besteht aus Buchungsvorschlägen (einseitig kontiert), kann dann im Buchhaltungsprogramm als Einmal-Buchungsvorlagen zur manuellen oder halbautomatischen Verbuchung zur Verfügung stehen. Für ShakeHands Kontor steht neu ein automatische Schnittstelle in die Buchhaltung zur Verfügung.

Warum brauchen Sie Steuersätze? Wenn eine Buchung unter Verwendung eines Steuersatzes eingegeben wird, dann kann ShakeHands Reisekosten auf Grund der Einstellungen in diesem Steuersatz z.B. die Vorsteuerbeträge berechnen und auf entsprechende Steuerkonten buchen. Diese Angaben braucht die Buchung beim Export um später in der Finanzbuchhaltung u.a. eine korrekte MwSt-Abrechnung zu verfassen.

Für die verwendeten Konten ist unter Umständen ein Steuersatz hinterlegt, sodass bei Übernahme der Daten in den Buchungsprozess die Vorsteueranteile automatisch auf die dafür vorgesehenen Konten gebucht werden können.

Im Bereich Steuersätze können Sie neue Steuersätze anlegen, bearbeiten, duplizieren oder entfernen. Das Löschen oder Umbenennen von bereits verwendeten Steuersätzen ist nicht möglich. Die gebräuchlichsten Steuersätze werden bereits von ShakeHands Reisekosten und deren Vorlagen mitgeliefert.

So legen Sie einen neuen Steuersatz an:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Vorgaben>Steuersätze.
2. Klicken Sie in der Toolbar auf Neu.
3. Geben Sie unter Name eine eindeutige Bezeichnung ein.
4. Geben Sie bei Bedarf eine Beschreibung ein.
5. Wählen Sie den Typ aus: Umsatzsteuer oder Vorsteuer.
6. Geben Sie unter Berechnung den Prozentsatz der Steuerberechnung sowie die Berechnungsart an: Entweder in Hundert die Steuer wird auf den Nettobetrag aufgeschlagen oder von Hundert die Steuer wird vom Bruttobetrag abgezogen.
7. Klicken Sie auf OK.

Die Tabelle unten zeigt alle gültigen Steuersätze (Stand 17. April 2016):

Unbedachte Änderungen an den Steuersätzen können leicht zu fehlerhaften Buchungen oder Auswertungen führen. Normalerweise ist es nicht nötig, die vorhandenen Einstellungen abzuändern. Im Zweifelsfall konsultieren Sie den ShakeHands-Support

In den ShakeHands Reisekosten Vorlagen finden Sie die zur Zeit aktuellen Steuersätze der Schweiz, die ab 1.1.2011 gültig sind: Es sind dies 8.0%, 3.8% und 2.5% jeweils als Vorsteuer oder Umsatzsteuer. 

Wie eingangs erwähnt, brauchen Sie die Steuersätze nur, wenn Sie Buchungen exportieren. Arbeiten Sie mit der Reisekostenverwaltung intern ohne Ausgabe von Mehrwertsteuer relevanten Buchungen, können Sie dieses Abschnitt überspringen. Möglich ist auch, sofern noch keine Fahrten und/oder Reisen gebucht sind, dass Sie im Bereich Stammdaten>Konten bei den Konten die Steuersätze deaktivieren und anschliessend hier alle Steuersätze löschen. 

Weitere Details zu den Feldeingaben:

Der Name muss immer eindeutig sein. Die Beschreibung sollte kurz und in verständlicher Beschreibung erfasst werden. Für den Namen hat sich die Verwendung eines sprechenden Kürzels als günstig erwiesen. Es bedeutet U=Umsatzsteuer, VM=Vorsteuer auf Material und VS=Vorsteuer auf sonstige Investitionen. Gefolgt vom Steuersatz 8.0%, 3.8% und 2.5% und von B(rutto) und N(etto). Diese Kürzel werden in den Eingabefeldern bei den Belegen übernommen weshalb ein kompakter und sprechender Kürzel von Vorteil ist. Erfassen Sie im Feld Berechnung den Prozentsatz des Steuersatzes und ob dieser Brutto (von Hundert (MwSt-Betrag ist im Belegbetrag enthalten, Bruttobeleg)) oder Netto (in Hundert (MwSt-Betrag wird hinzugerechnet, z.B: Positionen einzeln auf Rechnung, netto oder Nettobeleg)) auf verbuchten Belegbetrag rechnet. Aktuell ist dies 8.0% bei Normalsätzen z.B. Kauf  Bahnbillett, oder 2.5% Kauf Zeitschrift oder 3.8% Übernachtung Hotel Inland. Umsatzsteuer bei Belegen aus dem Ausland müssen steuerfrei brutto gebucht werden. Die Umsatzsteuer muss über andere Rückerstattungs-Ansprüche eingelöst werden, wenn dies möglich ist.

Belege aus dem Ausland oder Anteil Ausland buchen Sie Brutto und ohne Vorsteuersatz (Vorgabe ist da der Eintrag -). Möchten Sie die Vorsteuern dennoch zurückfordern, verweisen wir auf die jeweiligen Steuerabkommen mit den jeweiligen Ländern rsp.. den Steuerrückforderungs-Möglichkeiten bei der Ausfuhr im jeweiligen Land.